Las Tecnologías de la Información en las Administraciones Públicas

Introducción

La utilización de las Tecnologías de la Información y la Comunicación -TIC- alcanza hoy día todos los ámbitos de acción y actividades, incluidas las Administraciones Públicas. Estas han venido dedicando gran cantidad de recursos públicos a la incorporación de tecnología a sus actividades y servicios. Se han creado órganos administrativos para coordinar el proceso de incorporación de estas nuevas tecnologías y se han creado una serie de cuerpos específicos de funcionarios como el Cuerpo Superior de Sistemas y Tecnologías de la Información de la Administración del Estado, que tiene también una asociación profesional ASTIC con página web propia (http://www.astic.es).

Normativa

En el ámbito normativo, la referencia más importante es la Ley 11/2007 de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos, publicada el 23 de junio de 2007 que se vió desarrollada parcialmente por el Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre. La Ley consagra la relación con las Administraciones Públicas por medios electrónicos como un derecho de los ciudadanos y como una obligación correlativa para las Administraciones. El reconocimiento de tal derecho y su correspondiente obligación se erigen así en el eje central de la misma.

El real decreto incorpora una regulación específica destinada a hacer efectivo el derecho a no incorporar documentos que se encuentren en poder de las Administraciones públicas, estableciendo las reglas necesarias para obtener los datos y documentos exigidos, con las garantías suficientes que impidan que esta facilidad se convierta, en la práctica, en un motivo de retraso en la resolución de los procedimientos administrativos.

A estos efectos, se regula la forma y los efectos del ejercicio del derecho por parte de los ciudadanos, se contemplan los distintos supuestos que se pueden dar en cuanto a la obtención de los datos o documentos, se establecen plazos obligatorios para atender dichos requerimientos, así como el deber de informar sobre la demora en su cumplimiento para que el interesado pueda suplir la falta de actividad del órgano o entidad requerida, sin perjuicio de exigir las responsabilidades que, en su caso, procedan.

Un elemento clave en la comunicación jurídica con los ciudadanos en soporte electrónico es el concepto de sede electrónica. El Real Decreto refuerza la fiabilidad de estos puntos de encuentro mediante tres tipos de medidas:

  1. asegurar la plena identificación y diferenciación de estas direcciones como punto de prestación de servicios de comunicación con los interesados,
  2. establecer el conjunto de servicios característicos así como el alcance de su eficacia y responsabilidad, y
  3. imponer un régimen común de creación de forma que se evite la desorientación que para el ciudadano podría significar una excesiva dispersión de tales direcciones.

Este régimen de la sede, que debe resultar compatible con la descentralización necesaria derivada de la actual complejidad de fines y actividades asumidas por la Administración, resulta, sin embargo, compatible con la creación de un punto de acceso común a toda la Administración, puerta de entrada general del ciudadano a la Administración, en la que éste podrá presentar sus comunicaciones electrónicas generales o encontrar la información necesaria para acudir a las sedes electrónicas en las que iniciar o participar en los procedimientos que por ser tramitados en soporte electrónico, requieren el acceso a aplicaciones o formularios concretos.

En materia de identificación y autenticación el real decreto ha pretendido establecer los elementos mínimos imprescindibles para afianzar el criterio de flexibilización impulsado en la Ley 11/2007, de 22 de junio, en la que junto a la admisión como medio universal de los dispositivos de identificación y firma electrónica asociados al documento nacional de identidad, se admite la utilización de otros medios de autenticación que cumplan con las condiciones de seguridad y certeza necesarias para el normal desarrollo de la función administrativa

Se ha previsto un régimen específico que facilita la actuación en nombre de terceros a través de dos mecanismos fundamentales: por un lado, la figura de las habilitaciones generales y especiales, pensadas fundamentalmente para el desempeño continuado y profesional de actividades de gestión y representación ante los servicios de la Administración, así como un registro voluntario de representantes, también pensado con la finalidad de facilitar el ejercicio de la función de representación, estableciendo un mecanismo de acreditación en línea del título previamente aportado a dicho registro.

El real decreto especifica igualmente las previsiones contenidas en la ley, en cuanto a la posibilidad de que los funcionarios públicos habilitados al efecto puedan realizar determinas operaciones por medios electrónicos usando sus propios sistemas de identificación y autenticación en aquellos casos en que los ciudadanos no dispongan de medios propios.

La relevancia jurídica de la actividad administrativa ha exigido prestar una atención singularizada al uso de los medios de identificación y autenticación electrónica por parte de la Administración, estableciendo la necesidad de incorporación de sellos o marcas de tiempo, que acrediten la fecha de adopción de los actos y documentos que se emitan. Igualmente se ha dispensado una atención especial a la autenticación en el seno de la actuación automatizada.

Por último se incorporan unas previsiones destinadas a garantizar la interoperabilidad y efectividad del sistema de la ley entre las que se incluye un reconocimiento expreso a las políticas de firma que serán los instrumentos encargados de especificar las soluciones técnicas y de organización necesarias para la plena operatividad de los derechos reconocidos en la ley, un sistema nacional de verificación de certificados dispuesto para simplificar y agilizar las operaciones de comprobación de la vigencia de los certificados.

De igual forma, en el ámbito autonómico se han documentado algunos ejemplos de utilización de las TICs, como es el caso de la Ley 10/2001, de 13 de julio, de Archivos y Documentos de la Comunidad Autónoma de Cataluña, en cuyo artículo 5 se refiere a la promoción del uso de las tecnologías indicando que

...Las Administraciones Públicas han de promover de forma activa el uso de las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC) para garantizar que el tratamiento de la documentación, en todos sus aspectos de gestión documental, preservación y difusión de los documentos, cumpla la finalidad de ponerlos al alcance de los usuarios...

También el caso de la Ley 31/2002, de 30 de diciembre, de Medidas Fiscales y Administrativas de la misma Comunidad Autónoma, y en donde se habla de la presentación de declaraciones y otros documentos por vía teleinformática en los siguientes términos

...Con la finalidad de facilitar el cumplimiento de las obligaciones de los contribuyentes, el Departamento de Economía y Finanzas debe promover la presentación teleinformática de declaraciones, escrituras públicas y otros documentos, desarrollando los instrumentos jurídicos y tecnológicos necesarios en el ámbito de su competencia...

La Ley 17/2009, de 23 de noviembre, sobre el libre acceso a las actividades de servicios y su ejercicio, en su capítulo IV -«Simplificación administrativa»- incluye varios preceptos dirigidos a la simplificación de los procedimientos.

En concreto, las Administraciones Públicas deberán eliminar los procedimientos y trámites que no sean necesarios o sustituirlos por alternativas que resulten menos gravosas para los prestadores. De igual manera, deberán aceptar los documentos emitidos por una autoridad competente de otro Estado miembro de los que se desprenda que un requisito exigido en cuestión está cumplido, sin poder exigir la presentación de documentos originales, copias compulsadas o traducciones juradas, salvo en los casos previstos por la normativa comunitaria o justificados por motivos de orden público y seguridad. Además, todos los procedimientos y trámites podrán realizarse a distancia y por medios electrónicos, lo que reducirá la carga que los procedimientos suponen tanto para los prestadores de servicios como para las autoridades públicas.

Adicionalmente se pone en marcha un sistema de una ventanilla única a través del cual los prestadores podrán llevar a cabo en un único punto, por vía electrónica y a distancia, todos los procedimientos y trámites necesarios para el acceso a las actividades de servicios y su ejercicio.

Y en el Capítulo IV, Simplificación administrativa, Artículo 17. Simplificación de procedimientos, establece que:

  1. Las Administraciones Públicas revisarán los procedimientos y trámites aplicables al establecimiento y la prestación de servicios con el objeto de impulsar su simplificación.
  2. Asimismo, a los efectos de acreditar el cumplimiento de los requisitos exigidos para el acceso a una actividad de servicios y su ejercicio, las autoridades competentes aceptarán los documentos procedentes de otro Estado miembro de los que se desprenda que se cumplen tales requisitos.
  3. En el caso de documentos emitidos por una autoridad competente ya sea en España o en otro Estado miembro, no se exigirá la presentación de documentos originales o copias compulsadas ni traducciones juradas, salvo en los casos previstos por la normativa comunitaria, o justificados por motivos de orden público y de seguridad pública. No obstante, la autoridad competente podrá recabar de otra autoridad competente la confirmación de la autenticidad del documento aportado.
  4. Todos los procedimientos y trámites que supeditan el acceso a una actividad de servicios y su ejercicio se podrán realizar electrónicamente y a distancia salvo que se trate de la inspección del lugar o del equipo que se utiliza en la prestación del servicio.

Los Artículos 18 y 19 tratan sobre la ventanilla única y las garantías de información, de modo que los prestadores de servicios puedan acceder, electrónicamente y a distancia, tanto a la información sobre los procedimientos necesarios para el acceso a una actividad de servicios y su ejercicio, como a la realización de los trámites preceptivos para ello, incluyendo las declaraciones, notificaciones o solicitudes necesarias para obtener una autorización, así como las solicitudes de inscripción en registros, listas oficiales, asociaciones, colegios profesionales y consejos generales y autonómicos de colegios profesionales.

Y el Artículo 22. Obligaciones de información de los prestadores, establece que sin perjuicio de las obligaciones de información establecidas en la legislación de protección de los consumidores y usuarios que resulte de aplicación, los prestadores de servicios, con la debida antelación, pondrán a disposición de los destinatarios toda la información exigida en el presente artículo de forma clara e inequívoca, antes de la celebración del contrato, o en su caso, antes de la prestación del servicio.

Los prestadores proporcionarán al destinatario, de forma fácilmente accesible, la información siguiente:

a) Los datos de identidad, forma y régimen jurídico, número de identificación fiscal del prestador, dirección donde tiene su establecimiento, y los datos que permitan ponerse rápidamente en contacto con él y en su caso, por vía electrónica.
l)A petición del destinatario, los prestadores pondrán a disposición de aquél la siguiente información complementaria:
e) Los posibles códigos de conducta a que, en su caso, esté sometido el prestador, así como la dirección en que dichos códigos se pueden consultar por vía electrónica y en qué idiomas están disponibles.

Toda la información a que se refieren los apartados anteriores se pondrá a disposición del destinatario por el prestador, en alguna de las formas siguientes:

b) Por vía electrónica a través de una dirección facilitada por el prestador.
d) Por vía electrónica a través de una página web.

El Artículo 23. Obligaciones de los prestadores en materia de reclamaciones, dice:

1. Sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 21 del Real Decreto Legislativo 1/2007, de 16 de noviembre, por el que se aprueba el Texto Refundido de la Ley General para la Defensa de los Consumidores y Usuarios y otras leyes complementarias, los prestadores pondrán a disposición de los destinatarios un número de teléfono, una dirección postal, número de fax o dirección de correo electrónico, con el fin de que éstos puedan dirigir sus reclamaciones o peticiones de información sobre el servicio prestado y comunicarán su dirección legal si esta no coincide con su dirección habitual para la correspondencia.

Organos

Los principales órganos relacionados con la utilización de las TICs en las Administraciones Públicas son los siguientes:

Dentro del Ministerio de las Administraciones Públicas, en la Secretaría General para la Administración Pública, se encuentra la Dirección General para el Impulso de la Administración Electrónica, encargada de la promoción de la Administración Electrónica mediante la realización de estudios y programas de actuación, la divulgación de buenas prácticas, la cooperación con otras Administraciones públicas y el desarrollo y difusión de las herramientas necesarias para ello.

El Consejo Superior de Administración Electrónica (CSAE), es el órgano encargado de la preparación, la elaboración, el desarrollo y la aplicación de la política y estrategia del Gobierno en materia de tecnologías de la información, así como del impulso e implantación de la Administración electrónica en la Administración General del Estado. Entre las funciones del Pleno del CSAE, destacan:

Las Comisiones Ministeriales de Administración Electrónica, que sustituyen a las anteriores Comisiones Ministeriales de Informática son el puente para lograr la coordinación interna de cada departamento en materia de tecnologías de la información y de Administración electrónica, y las preside el Subsecretario del Ministerio, y se encargan de la elaboración del plan estratégico del departamento en la materia, vigilan en el ámbito del departamento, que se cumplan las directrices y las pautas de actuación que se acuerden por el Pleno del Consejo, emiten informes sobre los expedientes de contratación en materia de tecnologías de la información, coordinan la recogida, agregación e incorporación de la información que requiera el Observatorio de la Administración Electrónica que está a cargo del Pleno del Consejo Superior de Administración Electrónica

Informes

Informe REINA

El Informe REINA presenta un análisis cuantitativo del sector de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en la Administración del Estado recogiendo los agregados económicos e indicadores más significativos del mismo, junto con las características más representativas del parque de recursos informáticos, efectuando al mismo tiempo un contraste con los relativos a otros sectores públicos y privados.

El informe se elabora en base a la explotación de la información obtenida mediante la actualización del Sistema de Información REINA, actualización que se lleva a cabo con periodicidad anual bajo el impulso de la Comisión Permanente del Consejo Superior de Administración Electrónica.

El Informe se realiza, por tanto, con carácter anual, integrándose en el Informe IRIA con carácter bienal y restringiéndose a su ámbito tradicional, la Administración del Estado, para las ediciones en que no se realiza la actualización de información en el ámbito de las Administraciones Autonómica y Local, en concreto, las ediciones relativas a años impares, en las que conserva la denominación de Informe REINA.

Planes de actuación

Plan de desarrollo de la Ley 11/2007

El 31 de diciembre de 2009 todos los procedimientos y actuaciones de la Administración General del Estado deberán estar disponibles por medios electrónicos. En Acuerdo de Consejo de Ministros de 28 de diciembre, se aprobó el Plan de desarrollo de la Ley 11/2007. Este Plan establece cuatro líneas de actuación y 21 medidas para que las administraciones orienten sus servicios hacia los ciudadanos, cooperen entre ellas y ganen en productividad y garantiza la adecuación a la Ley de los más de 2.500 procedimientos administrativos actualmente existentes en la Administración para antes del 31 de diciembre de 2009, con un calendario de adaptación gradual que presta atención preferente a los procedimientos más utilizados por ciudadanos y empresas.

Plan Avanza

El Plan Avanza, aprobado por el Consejo de Ministros del 4 de noviembre de 2005, se enmarca en los ejes estratégicos del Programa Nacional de Reformas diseñado por el Gobierno para cumplir con la Estrategia de Lisboa del año 2000: también conocida como Agenda de Lisboa o Proceso de Lisboa es un plan de desarrollo de la Unión Europea, que tiene como objetivo de convertir el mercado común en la economía más competitiva y dinámica del mundo. En concreto, el Plan Avanza se integra en el eje estratégico de impulso al I+D+i (Investigación+Desarrollo+innovación) que ha puesto en marcha el Gobierno a través del Programa Ingenio 2010.

El Plan Avanza se orienta a conseguir la adecuada utilización de las TIC para contribuir al éxito de un modelo de crecimiento económico basado en el incremento de la competitividad y la productividad, la promoción de la igualdad social y regional y la mejora del bienestar y la calidad de vida de los ciudadanos.

Avanza contempla cuatro grandes áreas de actuación:

Proyectos eModel

La iniciativa eModel (Proyectos de Interés para la Modernización Local) consiste en una línea de ayudas, por la que el MAP cofinancia hasta un máximo del 50% de la ejecución de proyectos destinados a la modernización de la Administración Local a través de la utilización de Tecnologías de la Información para la consecución de los siguientes objetivos:

Planes autonómicos

Principado de Asturias

Programa e-Asturias 2007. El Gobierno Regional propone una serie de estrategias y actuaciones para permitir el desarrollo de la sociedad de la información. Incluye 12 proyectos que responden a cinco líneas principales de acción: Garantía de acceso a servicios básicos Telefonía Extensión de Conectividad de banda ancha Nuevos servicios audiovisuales digitales Ampliación infraestructura acceso públic Optimización Nuevas Infraestrucutras

Generalitat de Catalunya

El proceso de incorporación y uso intensivo de las tecnologías de la información en la actuación de las administraciones catalanas recibe un importante impulso el año 2001 con el Pacto parlamentario para la promoción y el desarrollo de la sociedad de la información en las administraciones públicas catalanas, que tiene como puntos fundamentales impulsar los objetivos del plan de acción e-Europe; promover la creación del Consorcio Administración Abierta Electrónica de Cataluña (Consorcio AOC), como instrumento para agilizar los intercambios de información entre administraciones; la creación de la Agencia Catalana de Certificación, para poner en funcionamiento los mecanismos de seguridad necesarios en las comunicaciones electrónicas, y de la Agencia Catalana de Protección de Datos, para garantizar a los ciudadanos el buen uso de la información por parte de la Administración y de las empresas, así como promover la aprobación de normativa que regule las relaciones de la ciudadanía con las administraciones públicas a través de Internet.

Aquel mismo año, el Gobierno de la Generalidad aprobó el Decreto 324/2001, de 4 de diciembre, que regula las relaciones entre los ciudadanos y la Administración de la Generalidad de Cataluña a través de Internet, establece el respeto al derecho de igualdad en el acceso de los ciudadanos y ciudadanas a los servicios públicos y garantiza la protección de los datos personales. En este mismo sentido, fue aprobada la Ley 10/2001, de 13 de julio, de archivos y documentos, que prevé en su articulado mecanismos de impulso a la gestión documental por medios electrónicos.[1]

Generalitat Valenciana

Avantic. Iniciativa del Gobierno Valenciano para el desarrollo de la Sociedad Tecnológica y del Conocimiento. Diseñado para el perído 2004 a 2010, se concreta en dos planes: el Plan Estratégico Valenciano de Telecomunicaciones Avanzadas (PEVTA) y el Plan Estratégico para consolidación de la Sociedad Tecnológica y del Conocimiento en la Comunidad Valenciana (PETIC). Asimismo, dentro de avantic se incluyen un conjunto de PROGRAMAS HORIZONTALES directamente relacionados con los programas de ambos planes.

Govern de Les Illes Ballears

Plan Estratégico de implantación de la Administración Digital en las Islas Baleares. Plan Estratégico diseñado por La Direcció General de Tecnologia i Comunicacions de la Conselleria d'Economia, Hisenda i Innovació, compuesto por diferentes programas para lograr el impulso y difusión de la Administración Digital en el Govern de les Illes Balears. El objetivo de la segunda fase de la implantación de este Plan (años 2007-2008) es avanzar en los programas ya iniciados para afianzar su consolidación definitiva y se iniciar las actividades asociadas a los programas 4 y 7 del Plan Estratégico.

P4. Acceso Multicanal y Movilidad
P7. Democracia Electrónica

Comunidad de Madrid

Plan Estratégico de Simplificación de la Gestión Administrativa (PESGA). La Comunidad de Madrid aprobó el día 10 de marzo de 2005 el Plan Estratégico de Simplificación de la Gestión Administrativa 2005-2007, cuyo objetivo marco es mejorar la calidad del servicio al ciudadano mediante la simplificación de la gestión administrativa.

País Vasco

Plan Estratégico de la Administración On line 2004 - 2006 . Impulsado por la Secretaría General de Modernización y la Administración Electrónica, el Plan Estratégico de Administración y Gobierno Electrónicos PEAGE es una iniciativa del Gobierno Vasco para coordinar el impulso y el avance de la e-Administración Vasca, a fin de mejorar, por un lado, la relación de ésta con la ciudadanía y empresas así como los servicios prestados, y, por otro lado, su eficiencia interna. Se materializa en un conjunto de 16 proyectos estructurados en torno a cuatro programas principales: Desarrollo del Gobierno Digital Focalización en el Ciudadano Transformación de la Administración Administraciones Públicas Vascas en Red

Junta de Castilla y León

Plan Estratégico de Modernización de la Administración de Castilla y León, para el periodo 2008 a 2011. La Junta de Castilla y León, a través de la Consejería de Administración Autonómica, ha elaborado este Plan que constituye el documento de referencia en materia de innovación, calidad y mejora de los Servicios Públicos de nuestra Comunidad. Este Plan Estratégico es el marco global que determina las acciones necesarias para impulsar la modernización, en él se definen los objetivos generales y específicos, las estrategias y los grupos de interés, estableciéndose una Red de programas que serán ejecutados coordinadamente desde todas las Consejerías, Organismos Autónomos, Entes Públicos de Derecho Privado y Delegaciones Territoriales.

Bibliografía

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